Zeigt her eure To-do-Listen! – Blogparade

Peer Wandiger von Selbständig im Netz hat eine Blogparade zum Thema To do-Liste ausgeschrieben, an der ich mich mit diesem Beitrag gerne beteilige. Als ich den Titel dieser Blogparade gelesen habe, habe ich mir gleich die Frage gestellt, ob ich überhaupt eine To-do-Liste habe. Ich überlegte, auf welchem Prinzip ich Woche für Woche arbeite. Immer noch bin ich in der Anfangsphase meines Online Geschäfts. Recht lange hat es bei mir gedauert, bis ich meine Zielgruppe gefunden habe: Coachs, Berater und Trainer. Früher habe ich mich viel breiter positioniert – nämlich WordPress Webseiten erstellen für alle, die mich beauftragen. Es ist der klassische Fehler, man legt die Positionierung nicht optimal fest. Seitdem ich meine Zielgruppe definiert habe, kann ich einen Blog mit entsprechenden Themen schreiben und meine digitalen Produkte exakt an die Bedürfnisse dieser Zielgruppe anpassen. Seitdem habe ich auch eine To-do-Liste und Ziele für die kommenden 12 Monate. Ich überlege jede Woche, worüber ich nächste Woche in meinem Blog schreiben werde, manchmal schreibe ich mehrere Artikel und terminiere sie. Dazu benutze ich einfach eine Excell Liste mit meinen Keywords, die ich früher recherchiert habe. In dieser Liste sammle ich regelmäßig Fragen und Themen die ich vom Lesen in diversen Foren oder Facebook Gruppen als interessant finde um darüber später einen Beitrag mit Mehrwert erfassen kann.

Wie sieht meine To-do-Liste aus?

Meine To-do-Liste

Was genau nutze ich zum Aufschreiben meiner To-do’s?  Welche Apps und Softwares benutze ich? Welche ist mein Favorit?

Mein Plan geht immer für die nächste Woche voraus, möglichst für jeden Tag aufgestellt. Ich benutze immer noch gerne Zettel, Notizen und einen Moleskine Terminkalender. Neulich kamen 2 Tools dazu, eines davon Google Kalender. Google Kalender habe ich angefangen zu benutzen, als ich vor etwa 2 Jahren beim Anmelden in diversen Webinaren die Möglichkeit zum Eintragen in den Google Kalender angeboten bekommen habe. Warum nicht, ich probiere es gerne aus! Dann kam direkt vor dem Webinaranfang eine Alart-Nachricht ins E-Mail Postfach, dass mein eingetragenes Webinar bald losgeht. In diesem Kalender kann man noch andere Termine eintragen, wie etwa Zahlungstermine, geplante Anrufe und Treffen,  Arbeitsschritte und Notizarten. Diese Einträge kann man öffentlich oder privat stellen, somit sind sie vor Publikum geschützt. Unbemerkt habe ich angefangen Google Kalender immer öfter zu benutzen, weil diese Erinnerungs E-Mails zuverlässig funktionieren. Übrigens, hast du gewusst, dass du mit  YouCanBook.me deine Termine mit Kunden automatisieren kannst? Es lässt sich mit Google Kalender synchronisieren und in eine WordPress Webseite integrieren, sodass die Kunden die Termine selbst eintragen können. Ideal z.B. wenn du als Freebie ein kostenloses Erstgespräch via Skype anbietest.

Das andere neue Tool was jetzt dazu kam, ist sehr praktisch für Smartphone User. Bei BlackBerry Smartphones kann man eingetragene Kalendernotizen synchronisieren und somit immer wieder Erinnerungsnotizen auf den Bildschirm bekommen. Diese kann man so einstellen dass sie wiederholt, also in z.B. 30 Minuten nochmal gesendet werden.

Was ich mir früher noch angeschaut habe aber mich damit noch nicht anfreunden konnte, ist Evernote. Daher benutze ich dieses Programm nicht regelmässig. Mit Evernote kann man nicht nur die Termine und Aufgaben organisieren, sondern seine Ideen als Notiz aufzeichnen und Webseiten, Blogs…etc.  als Lesezeichen in diverse Mappen ordnen. Das alles ist auch unterwegs erreich- und bedienbar (z.B. auf dem Smartphone). Diese Funktionen sind jedoch so gut und wichtig, dass ich mich irgendwann mal damit anfreunden musste.

Ich halte es noch für wichtig, dass man nicht nur einen Wochenplan aufstellen muss, sondern wissen sollte, was man in 1,2,3,6 … 12 Monaten erreichen möchte. Wenn ich weiss, dass ich meinen ersten Selbstlernkurs noch dieses Jahr fertigstellen möchte, dann bin ich viel motivierter. Jeder Plan ist nur so gut wie man dazu motiviert ist, also sorgt ein grober Jahresplan für die Langzeitmotivation. Selbst Blogartikel kann man nur mit einem bestimmten Ziel so erfassen, dass sie Relevanz bei den Lesern findet. To-do-Listen ohne Ziel finde ich nur halb gelungen.

Setze ich mich durch To-do-Listen manchmal zu sehr unter Druck?

Wenn es in meiner Wochenliste eine kleine Änderung gab, lasse ich mich nicht frustrieren, weil ich es später nachholen kann. Ich halte es auch für wichtig, dass man seinen eigenen Arbeitsrythmus findet. Manche sind Morgens aktiv und effizient, manche eher Nachmittag und ich kenne viele Frauen die erst später am Abend bis in die Nacht reinarbeiten, weil sie erst dann in Schwung kommen. Was ich noch persönlich in der letzten Zeit bemerkt habe, dass es nicht so gut ist, wenn ich stundenlang mit einer Sache beschäftgit bin. Ich halte eher nach etwa 2 Stunden eine halbe Stunde Pause und arbeite aufgeteilt in Blöcken. D.h. nach 2 Stunden mache ich eine andere Tätigkeit und dann folgt wieder Pause. Selbst die sehr beliebten Tätigkeiten können jemanden müde machen wenn sie ohne Unterbrechung ausgeübt werden. Deshalb kommt bei mir nach Texte schreiben und Webseiten Gestaltung zum Beispiel ein Austausch mit anderen Unternehmerinnen.

Welche Aufgabe ist dringend und welche kann ich noch aufschieben? (Stichwort: Prioritäten)

Bei den Prioritäten gehe ich immer so vor, dass ich die Aufgaben in „Unbedingt erledigen“, mittelwichtig und nicht so wichtig aufteile. Ich setze mir für einen Tag in der Regel nicht mehr als 3 Aufgaben und fange logischerweise immer mit den „Unbedingt erledigen“ Aufgaben an. Wenn eine Aufgabe nicht gerade meine Lieblingsaufgabe ist, bringe ich sie möglichst früh hinter mich. Ich schaue nicht jedes mal in mein Postfach, wenn gerade eine Nachricht geschickt wurde, sondern lese sie alle auf einmal. Wenn ich arbeite, versuche ich mich nicht ablenken zu lassen. Noch anzumerken wäre, dass ich persönlich keine Liste für private Dinge brauche. Hat man aber auch privat viel zu tun, so sollte man die geschäftlichen Pflichten von den privaten durch separate Listen trennen.

Wie sieht deine To-do-Liste aus?

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